PROSEDUR JOB ANALYSIS

TUGAS MSDM

Nama   : SYAHYANI ULFA PUTRI

NIM    : 10011181320022

PROSEDUR JOB ANALYSIS

1.      Pengantar

Untuk bisa menerapkan motto "The Right Man on the Right Place at the Right Time" ada beberapa hal yang harus diketahui. Dari sudut perusahaan, maka unsur pertama yang harus diketahui adalah unsur "PLACE-" nya, sebab perusahaan sebagai organisasi adalah wadah tempat manusia (MAN) bekerja. Tempat bekerja ini seringkali seeara lebih spesifik disebut sebagai JABATAN.

Seringkali timbul kesalahpahaman tentang pengertian jabatan ini. Jabatan kadang-kadang diartikan sebagai posisi atau pekerjaan, tanpa penjelasan lebih jauh. Untuk memperoleh keseragaman mengenai pengertian istilah JABATAN ini, Departemen Tenaga Kerja memberikan penjelasan singkat mengenai arti dari beberapa istilah yang berkaitan dengan jabatan, sebagai berikut:

Ø  UNSUR adalah komponen yang paling kecil dari pekerjaan. Misalnya memutar, menggosok, menarik, mengangkat, menekan dan sebagainya.

Ø  TUGAS adalah sekumpulan dart beberapa UNSUR pekerjaan. Tugas merupakan kegiatan fisik atau mental yang membentuk langkah-langkah wajar yang diperlukan dalam pelaksanaan kerja.

Ø  KEDUDUKAN (POSISI) adalah sekumpulan TUGAS yang diberikan kepada seorang pegawai atau pekerja, yakni seluruh kewajiban dan tanggung jawab yang dibebankan kepada seorang pegawai atau pekerja. Jumlah kedudukan di dalam suatu perusahaan atau instansi adalah sama dengan jumlah pegawai atau pekerjanya.

Ø  PEKERJAAN adalah sekumpulan KEDUDUKAN (POSISI) yang memiliki persamaan kewajiban atau tugas-tugas pokoknya. Dalam kegiatan analisis jabatan, satu pekeIjaan dapat diduduki oleh satu orang, atau beberapa orang yang tersebar di berbagai tempat.

Ø  JABATAN (JOB) adalah sekumpulan PEKERJAAN (JOB) yang berisi tugas-tugas yang sama atau berhubungan satu dengan yang lain, dan yang pelaksanaannya meminta kecakapan, pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang juga sama meskipun tersebar di berbagai tempat.

2.      Pengertian Job Analysis

Analisa jabatan (Job Analysis) adalah suatu kegiatan untuk mencatat, mempelajari dan menyimpulkan keterangan-keterangan atau fakta-fakta yang berhubungan dengan masing-masing JABATAN secara sistematis dan teratur, yaitu :

Ø  Apa yang dilakukan pekerja pada jabatan tersebut

Ø  Apa wewenang dan tanggung jawabnya

Ø  Mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan

Ø  Bagaimana cara melakukannya

Ø  Alat-alat dan bahan-bahan yang digunakan dalam melaksanakan pekerjaannya . Besarnya upah dan lamanya jam bekerja

Ø  Pendidikan, pengalaman dan latihan yang dibutuhkan

Ø  Keterampilan, sikap dan kemampuan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan tersebut

Ø  Dan lain-lain

3.      Prosedur Analisis Jabatan

Ø  Job Oriented Procedure

Job Oriented Procedure atau prosedur yang berorientasi pada jabatan adalah analisis yang dilakukan menekankan pada hasil spesifik atau hasil  akhir dalam jabatan tertentu (misalnya: surat telah diarsipkan, dokumen telah ditik, dan sebagainya). Prosedur yang lazim dilakukan adalah dengan meminta pgawai untuk melengkapi suatu task inventory, berupa suatu daftar yang rinci dan lengkap tentang tugas-tugas yang mungkin dilakukan dalam suatu jabatan.

Ø  Trait Oriented Procedure

Trait Oriented Procedure atau prosedur yang berorientasi pada sifat adalah analisis  yang menekankan  pada  kemampuan  atau  karakteristik  yang mempengaruhi kinerja yang memuaskan atau kinerja efektif. Terdapat dua jenis pendekatan terhadap trait-oriented job analysis adalah:

a.       Job Element Technique (yang digunakan untuk menganalisis satu jabatan tertentu pada suatu waktu tertentu)

b.      Threshold Traits Analysis (sebuah sistem untuk menganalisis berbagai jabatan yang bervariasi)

Ø  Worker Oriented Procedure

Worker Oriented Procedure atau prosedur yang berorientasi pada pekerja adalah prosedur yang menekankan pada apa yang dilakuakan (perilaku) oleh pegawai, agar diperoleh hasil tertentu (misalnya: mengelola system arsip, mengoperasikan komputer).

ü  Tiga pendekatan terhadap worker-oriented procedures adalah:

a.       “Critical Incidents Technique” (CIT)

Dalam teknik ini, pegawai atau penyelia diminta untuk memberikan contoh peristiwa/kejadian yang bersifat kritis terhadap keberhasilan atau kegagalan suatu unjuk-kerja. Orang yang diwawancarai diminta untuk menguraikan kejadian yang berhubungan dengan:

1)      Keadaan sebelum kejadian berlangsung

2)      Apa yang sesungguhnya dilakukan dan mengapa hal itu efektif atau tidak efektif

3)      Konsekuensi dari perilaku

4)      Apakah konsekuensi ini berada di bawah kontrol karyawan

b.      “Position Analysis Questionnaire” (PAQ)

PAQ adalah sebuah angket analisis jabatan terstruktur yang menggunakan pendekatan checklist untuk mengidentifikasikan unsur-unsur jabatan. Angket ini berisi 194 item (187 berhubungan dengan aktivitas kerja atau aspek-aspek situasi kerja; 7 item berkaitan dengan kompensasi). PAQ terdiri atas enam divisi yang berisi banyak unsure pekerjaan, divisi tersebut mencakup:

1)      Input informasi: Di mana dan bagaimana tenaga kerjamendapatkan informasi untuk melakukan pekerjaan?

2)      Proses mental: Tingkat pendaliahan apakah yang dibutuhkan pekerjaan itu?

3)      Output Pekerjaan: Aktivitas fisik apakah yang dilakukan?

4)      Hubungan dengan yang lain: Hubungan apakah yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan itu?

5)      Konteks pekerjaan: Kondisi bekerja dan konteks social apaka yang terlibat?

Lainnya: Hal lain apakah yang terkait dengan pekerjaan itu? 

PAQ memfokuskan pada unsur-unsur “berorientasi pada tenaga kerja” yang menguraikan perilaku yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan itu, bukannya pada unsur-unsur “berorientasi pekerjaan” yang menguraikan aspek teknis dari pekerjaa itu. 

c.       “Functional Job Analysis” (FJA)

Pendekatan ini mempunyai 2 tujuan, yaitu:

1)      Untuk menentukan pola klasifikasi jabatan lebih dahulu.

2)      Untuk mengorganisasikan informasi dari beberapa sumber (wawancara, observasi, kajian atas background information, pertimbangan analisis) yang berkaitan denagn klasifikasi tertentu.

FJA dikembangkan oleh United States Employment Service untuk memberikan pengaturan jabatan/pekerjaan yang bermakna, yang kemudian dimuat dalam publikasi yang komprehensif, yakni Dictionary of Occupational Titles (dalam Siegel & Lane,1987).

Analisis Pekerjaan Funfsional (FJA), metode ini adalah pendekatan komprehensif untuk analsis pekerjaan. FJA mempertimbangkan:

1)      Sasaran organisasi

2)      Apa yang dapat dilakukan para karyawwan untuk mencapai sasaran itu dalam pekerjaan mereka

3)      Tingkat dan orientasi perihal apa yang dilakuakn para tenaga kerja

4)      Baku kinerja

5)      Isi pelatihan

Di dalam FJA, kegiatan-kegiatan yang perlu dilakuakn untuk menjalankan pekerjaan yang sedang dianalisis, dikelompokkan ke dalam tiga bidang yang akan melibatakan pekerja: data, orang dan benda.Kegiatan yang berorientasi pada data bersifat tidak nyata (intangible). Aktivitas ini mencakup manipulasi informasi seperti angka-angka, kata-kata, lambing, dan gagasan. Kegiatan yang berorientasi pada orang melibatkan interaksi dengan orang lain(misalnya: menjual, menyelia). Kegiatan yang berorientasi pada benda mencakup objek-objek yang tak bernyawa seperti: perkakas, peralatan, dan mesin-mesin.